曲阜遠東職業(yè)技術(shù)學(xué)院

繼續(xù)教育與培訓(xùn)工作檔案管理辦法

（試行）

第一章   總則

第一條  為了加強繼續(xù)教育與培訓(xùn)工作檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合我院繼續(xù)教育與培訓(xùn)工作的特點和實際情況，特制定本辦法。

第二條  繼續(xù)教育與培訓(xùn)檔案管理的類別主要分為成人學(xué)歷教育、非學(xué)歷教育與培訓(xùn)、黨群行政三大類。

第三條  檔案管理的內(nèi)容主要包括在招生、錄取、學(xué)籍管理、教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子載體材料等不同形式的歷史記錄、制度文件；上級部門及學(xué)院下發(fā)及部門上報的有關(guān)文件資料等（詳見附件）。

第四條  不同載體的檔案必須遵循真實性、完整性、及時性、規(guī)范性原則進行管理。

第五條  檔案管理由專人負責(zé)，配置專用檔案資料柜架，確保檔案材料安全，管理科學(xué)、規(guī)范、有序。

第二章   檔案的收集、建立及歸檔要求

第六條  成人學(xué)歷教育類檔案的收集、建立要求

（一）教學(xué)方面檔案由參與教學(xué)活動的教師及服務(wù)教學(xué)活動的管理人員，在教學(xué)活動開展過程中，按照歸檔內(nèi)容負責(zé)檔案材料的整理、上報，上報時間根據(jù)業(yè)務(wù)進程及時完成，材料上報到教學(xué)科，于學(xué)期結(jié)束前完成歸檔。

（二）科研方面檔案由個人或項目負責(zé)人在項目完成后兩個月內(nèi)，按歸檔內(nèi)容將材料及時上報到教學(xué)科，由教學(xué)科完成歸檔。

（三）學(xué)生方面檔案由負責(zé)學(xué)生管理的班主任或輔導(dǎo)員、服務(wù)教學(xué)活動的管理人員，按照學(xué)生檔案上報內(nèi)容，及時將檔案材料上報到教務(wù)科，教務(wù)科組織專門人員及時整理，在學(xué)生畢業(yè)前完成分裝與歸檔。

第七條  非學(xué)歷教育與培訓(xùn)類檔案的收集、建立要求

各類非學(xué)歷教育與培訓(xùn)業(yè)務(wù)完成后，由活動組織者或責(zé)任人按照上報內(nèi)容，將檔案材料上報到培訓(xùn)科，培訓(xùn)科于活動結(jié)束后兩個月內(nèi)完成歸檔。

第八條  黨群行政類檔案的收集、建立要求

    各類黨群行政材料，經(jīng)傳閱或?qū)徟认嚓P(guān)程序，由接收人、匯報人等將材料上報到辦公室，辦公室及時按要求完成歸檔。

第九條  歸檔要求

（一）歸檔部門立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理，組卷、編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄；卷內(nèi)文件保持文件間的有機聯(lián)系，按序排列，逐頁編號，逐件登記，目錄清晰，注明保管期限。

（二）歸檔材料必須手續(xù)完備，合乎程序，凡按規(guī)定應(yīng)由個人填寫的歸檔材料，本人必須如實填寫，在署名時必須署本人身份證姓名；凡規(guī)定由組織審查蓋章的，需有組織蓋章；規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。

（三）各類檔案材料一般應(yīng)使用A4規(guī)格的辦公用紙打印或黑色字跡書寫，不得使用鉛筆、紅色、純藍墨水或復(fù)寫紙書寫。一般不得使用復(fù)印件代替原件存檔。

（四）檔案材料必須完整、真實，準(zhǔn)確、文字清晰，對象明確。按規(guī)定進入檔案的材料，任何人不得擅自修改和撤換。

（五）歸檔部門立卷人將歸檔材料交本部門負責(zé)檔案管理工作的人員檢查合格后向檔案科移交。

第三章  檔案管理

第十條  嚴(yán)禁學(xué)生本人私自拆封檔案，任何人不得涂改或偽造學(xué)生檔案材料。對涂改或偽造學(xué)生檔案材料經(jīng)查屬實的報有關(guān)部門追究當(dāng)事人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者應(yīng)給予行政處分直至追究法律責(zé)任。

第十一條  從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，當(dāng)事人或責(zé)任人應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。

第十二條  負有檔案管理責(zé)任的科室，負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的收集、整理與管理工作，并按歸檔要求上報相關(guān)檔案資料。

第十三條  檔案科負責(zé)檔案總成并定期檢查須歸檔的材料，及時督促、收集、整理歸檔。按照學(xué)院要求，必須移交給學(xué)院的檔案應(yīng)及時、準(zhǔn)確、規(guī)范移交學(xué)院檔案室管理。

第十四條  各級檔案管理人員應(yīng)防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。檔案轉(zhuǎn)移時需辦理移交手續(xù)。

第四章  檔案的利用與公布

第十五條  未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布各類檔案。

第十六條  凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，可以利用已公布的檔案。

第十七條  查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請院長審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問題或者具有涉密等級的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn)。

第十八條  學(xué)院一般不提供檔案原件，如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋學(xué)院檔案機構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第五章  附則

第十九條  本管理辦法中的未盡事宜，參照政府相關(guān)文件據(jù)實處理。

第二十條  本管理辦法由學(xué)院培訓(xùn)中心負責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。